CRM pre rastúcu inžiniersku firmu. A odvtedy im spravujeme aj celú infraštruktúru.

Predtým

ZOYTEC u nás začínal jednou zákazkou: zdravou, rastúcou inžinierskou firmou, ktorú vedú ľudia, čo svoj remesel poznajú dokonale. Ich obchodný proces bol neformálny, pretože im tak vždy fungoval: telefonát, káva, podanie ruky. Objednávková kniha sa ale rozširovala a koordinácia, ktorá pohodlne žila v e-mailových vláknach a kalendári, začínala potrebovať spoločný, štruktúrovaný pohľad, najmä keď sa do procesu zapájalo viac ľudí.

• Pipeline žil v schránkach viacerých ľudí namiesto jedného spoločného pohľadu.
• Firemné údaje pri novom dopyte sa vypisovali ručne. Dáta z registra boli k dispozícii, len ich nič automaticky nevyťahovalo.
• Kontroly pred podpisom (dlžníci, likvidácia, konkurz) prebiehali ad hoc, keď si na ne niekto spomenul.
• Faktúry sa skladali vo Worde a ručne párovali s bankovým výpisom.
• Vestník ÚVO sa kontroloval obnovovaním záložky, takže časové okno na reakciu bolo kratšie, než mohlo byť.
• GDPR žiadosti prichádzali dosť zriedka na to, aby sa každá riešila odznova.

Čo sme postavili

Postavili sme skutočný CRM ušitý na to, ako ZOYTEC reálne predáva (dopyty, zákazky, firmy, kontakty, dokumenty, faktúry), s automatizáciami všade, kde rutinný krok bral čas, ktorý sa mal venovať samotnej práci. Každé firemné pole sa doplní z obchodného registra a hneď pri založení dopytu sa krížovo skontrolujú registre dlžníkov, likvidácie aj konkurzov. Každý prichádzajúci pohyb v banke sa v priebehu sekúnd spáruje s otvorenou faktúrou. Každý relevantný ÚVO tender sa automaticky pretaví na dopyt, pripravený na reakciu v ten istý deň. Rolový systém zabezpečí, že obchodník vidí pipeline, účtovníčka peniaze, admin všetko.

• Kompletný CRM: dashboard pipeline, dopyty, zákazky, firmy, kontakty, dokumenty.
• Rolový systém s presnou kontrolou prístupu: obchod, účtovníctvo, admin.
• Onboarding firmy: autofill z ORSR, priama kontrola voči registrom dlžníkov, likvidácie a konkurzov.
• Fakturácia v aplikácii so slovenskými zákonnými polami a QR kódom Pay by Square.
• Automatické spracovanie bankových výpisov: prichádzajúce platby sa párujú podľa IBAN a variabilného symbolu.
• Načítavanie ÚVO Vestníka: relevantné tendre sa automaticky menia na dopyty, s alertom v ten istý deň.
• GDPR nástroje: exporty, retenčné časovače, právo na výmaz s audit logom.

Výsledok

Pipeline je dnes živé číslo, ktoré má celý tím pred očami: dopyty, zákazky a peniaze v jednom pohľade. Cenové ponuky odchádzajú rýchlejšie, pretože dáta sú už tam. Kontroly voči registrom sa dejú hneď pri založení dopytu, nie večer pred podpisom. ÚVO tendre, ktoré by inak riešili až ráno na druhý deň, sú dnes na stole do obeda. Spolupráca sa medzičasom z tej prvej malej zákazky rozrástla na správu ich kancelárskej siete, serverov a bežného IT. CRM bol prvý kúsok, dôvera, ktorú vybudoval, je dôvod, prečo sme dnes ich infraštruktúrnym partnerom.

• €220k+ živého pipeline v jednom pohľade pre celý tím.
• ÚVO tendre skontrolované v ten istý deň, s plným časom na reakciu.
• Jeden klik od podpísanej ponuky k faktúre v súlade s legislatívou aj s QR kódom.
• Kontrola dlžníkov a likvidácie prebieha automaticky pri založení dopytu.
• GDPR odpovede, ktoré predtým trvali pracovný deň, sa dnes generujú v sekundách.
• Z jednej zákazky na plnohodnotného infraštruktúrneho partnera za 12 mesiacov.